Actualmente, e cada vez mais, a comunicação via e-mail com os nossos familiares, amigos, compatriotas, colegas de trabalho e com pessoas de diferentes culturas e países é uma forma rápida e eficaz de estar correctamente informado e, muitas vezes, ter conhecimento dos mais variados acontecimentos em tempo real. No entanto, várias são ainda as pessoas que não tem a capacidade de trabalhar facilmente na grande ferramenta social da internet, muitas vezes porque não têm acesso à rede, ou até mesmo porque nunca lhes foi mostrado o maravilhoso e grandioso mundo que a internet esconde. Por outro lado, existem os milhões de pessoas que sabem enfrentar a rede mundial e comunicar com os outros via e-mail. O único senão neste grupo de sábios virtuais é que, muitas vezes, a maior parte dos constituintes não sabem redigir um texto e-mail correctamente estruturado e definido. Desta feita, aqui está uma forma simples e clara de redigir um e-mail, tanto para aqueles que estão pela primeira vez a enfrentar esta ferramenta como para aqueles que pensam ser óptimos a desempenhar a tarefa.
Primeiro de tudo, é necessário ter uma conta e-mail, seja ela sapo, g-mail, hotmail, live, yahoo, entre muitos outros, bem como o destinatário da mensagem. Avançaremos, então, para a redacção do e-mail em si mesmo.
1) Antes de mais nada, tente sempre criar e-mails com textos curtos, simples e objectivos de forma a poderem ser facilmente lidos. Caso contrário o seu e-mail poderá nunca obter resposta ou, provavelmente nunca será parcial ou totalmente lido. Tente sempre ser sucinto na mensagem que escreve para melhorar, também, a compreensão do receptor da mensagem.
2) Nunca esqueça de preencher o campo "Assunto", indicando apenas o devido assunto e nada mais para que o remetente possa identificar rapidamente e de forma breve de que se trata a mensagem.
3) Como é óbvio, terá de colocar um endereço de e-mail no remetente. Pode, ainda, enviar o mesmo e-mail a muitos outros destinatários, tendo a possibilidade de ocultar os endereços dos vários destinatários preenchendo o campo "CCO" (com cópia oculta).
4) Procure nunca enviar anexos muito pesados nos seus e-mails.
5) Sendo este um documento, deve ser devidamente organizado, de forma a não conter erros ortográficos. Evite, ainda, usar gírias, o calão, abreviaturas e redigir o texto apenas com letras maiúsculas. Além disso, não é conveniente a utilização de uma gama variada de cores no texto, assim como a fonte deverá ser bem escolhida.
6) Relativamente ao corpo da mensagem, deve iniciar sempre por saudar o seu destinatário. de seguida apresente a sua mensagem de forma objectiva, tal como já referido em 1) e no final da mensagem despeça-se do seu destinatário.
Como pode ver, criar um e-mail não é difícil; basta apenas seguir um princípio de regras básicas para facilitar a comunicação com os outros. Nunca menospreze o que a rede tem para lhe oferecer.
